Документ — вещественный носитель с зафиксированной на нем в хоть какой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (либо) их сочетания, который имеет реквизиты, дозволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях публичного использования и хранения.
Запись материала на разных носителях по установленным правилам именуется документированием и представляет собой процесс сотворения и дизайна документов. При документировании нужно учесть действующие нормы законодательства, компетенцию создателя и соблюдать общегосударственные правила составления и дизайна документа. Ответственность и возможности в области делопроизводства должны быть верно определены и объявлены.
Совокупа документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., именуется документацией.
Совокупа работ по документированию управленческой деятельности компаний и по организации в их движения документов охарактеризовывает термин «Делопроизводство«.
Виды документов:
По предназначению — организационные документы ( Утомившись, Должностная аннотация, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Пояснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
По времени сотворения — первичные и вторичные (реферат, инструкция, обзор и т. д.);
По методу производства — предварительный, беловой, электрический, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книжка, журнальчик);
По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, нотки), аудиальные, мультимедийные;
По методу представления — электрический, на картонных носителях;
По месту издания — внутренние, наружные;
По направлению отправки — входящие, исходящие;
По распространению — размещенные, неопубликованные, непубликуемые, промежные;
По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;
По уровню секретности — не скрытые, скрытые, с различным уровнем секретност.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века обширно употребляются компьютеры.
В протяжении истории носители материала изменялись.
Носителем материала может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и принципиальным частей деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет сделать информационный ресурс о деловой деятельности, также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книжки, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
Документы могут делать последующие функции, которые условно принято делить на три блока:
Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством материала, также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем материала.
Функции, обеспечивающие процесс управления.
Функции, носящие культурно-исторический нрав.
Общие функции документа:
Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления материала;
Коммуникативная — документы являются средством обмена материала;
Соц — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной материала; документ является не только лишь продуктом определенных соц отношений, да и сам может повлиять на эти дела; соц функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни страны.
Особые функции документа:
Управленческая — в ней документ выступает как средство регулирования деятельностью;
Организационная — документ устанавливает либо упорядочивает действия участников правовых отношений;
Правовая — документ может являться письменным подтверждением и быть источником права,
Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
Историческая — документ является историческим источником.
Источники:
ru.wikipedia.org — информация из Википедии;
glossary.ru — информация из Глоссария;
google.com — изображение документов.
Дополнительно от New-Best.com:
Как составить служебную записку?
Как верно написать пояснительную записку?
Array
